（C）TWO-WAY／パソコン／ワード／エクセル／差し込み印刷
とみーの「パソコンスキル向上！」講座シリーズ（１）
WordとExcelの連携
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ExcelのデータをWordの「差し込み印刷」で使い，たくさんの書類を簡単に作成する |
（1）. Excelでデータを作る
（2）. Wordで書類のフォーマットを作る
（3）. Wordで差し込み印刷の設定をする
1. ツール→差し込み印刷
2. 文書の種類は「レター」
3. ひな型は「現在の文書」
4. 宛名は「既存のリスト」
5. Excelファイルを選択
6. Sheetの選択
7. 差し込み印刷の宛先選択
8. 差し込みフィールドの挿入
9. プレビュー
10. 印刷
（4）. データを増やす・修正する
1. データの追加
n この講座では，Microsoft Word 2003，Microsoft Excel 2003が必要です。
n このWebサイト内では，Microsoft Word 2003をWord ，Microsoft Excel 2003をExcel と略して表記しています。
n 商標・・・Microsoft Windows，WindowsXP，MicrosoftOffice，Word，Excel は米国MicrosoftCorporationの米国およびその他の国における商標または登録商標です。なお，このWebサイト内では，TMおよびRマークは明記していません。
一つのセルに一つのデータが入るようにデータ一覧を作る。
n サンプルデータの氏名等は架空のものです。
罫線などを使い，レイアウトを整えて，フォーマットを作る。
サンプルデータ（平成18年度個別の指導計画フォーマット Word）
n サンプルデータの「個別の指導計画」は架空のものです。
※ ExcelのデータとWordのフォーマットは同じフォルダにまとめて保存しておくとよい。
※ Excelのデータは閉じた状態でWordを立ち上げて設定を行う。
フォーマットを開き，「ツール」→「はがきと差し込み印刷」→「差し込み印刷」
「差し込み印刷」の作業ウィンドウが表示される。「文書の種類の選択」は「レター」を選択し，「次へ：ひな型の選択」をクリック。
フォーマットを使うので，「ひな型の選択」では「現在の文書を使用」を選択して，「次へ：宛先の選択」
「宛先の選択」では「既存のリストを使用」を選択し，その下に現れた「参照」をクリック。
「データファイルの選択」のウィンドウが表示され，Excelで作ったデータ一覧のファイルを選択して，開く。
「表の選択」のウィンドウが現れ，データ一覧があるSheetを選択して，「OK」をクリック。「先頭行をタイトル行として使用する」のチェックはそのまま。
「差し込み印刷の宛先」ウィンドウが現れる。全員分の書類を作成する場合は，このまま「OK」をクリック。印刷をする人・しない人を選ぶことができる。（後で選択可能）
正しくExcelのファイルが選ばれていれば，「現在の宛先の選択元」にExcelのファイル名と選択したSheet名が表示される。
「次へ：レターの作成」をクリック。
フォーマットの「氏名：」の後ろをクリックして，「差し込みフィールドの挿入」をクリック。
「差し込みフィールドの挿入」ウィンドウが現れる。「氏名」を選択して，「挿入」をクリック。
フォーマットの「氏名：」の後に《氏名》と表示される。これでデータ一覧の中の「氏名」のデータがこの部分に表示されるようになる。
「閉じる」をクリックして「差し込みフィールドの挿入」ウィンドウを一度閉じ，その他の欄にデータを埋め込む作業を繰り返す。
※ 「表示」→「ツールバー」→「差し込み印刷」にチェックをつけると，「差し込み印刷」のツールバーが表示されるので，ここからも「差し込みフィールドの挿入」ウィンドウを出すことができる。
※ Excelのデータ一覧に作ったデータのすべてを使うわけではない。一覧の中から，今回のフォーマットに必要なデータだけを使う。「住所」や「障害名」などのデータは使わないので，挿入しない。
該当するデータをすべて埋め込んだ状態
すべての埋め込み作業が終わったら，「次へ：レタープレビューの表示」をクリック
「レターのプレビュー表示」で 》 をクリックすると，次々にデータが1ページずつ表示されるようになる。
※ ツールバー「差し込み印刷」の数字の隣の三角をクリックしても同様。
これで，ExcelのデータをWordのフォーマットに埋め込んで，書類を一気に作った状態になった。
「次へ：差し込み印刷の完了」をクリック。
「印刷」をクリックすると，「プリンタに差し込み」ウィンドウが表示される。
全員分をまとめて印刷なら「すべて」，現在表示されている分だけ1枚印刷なら「現在のレコード」を選択して「OK」をクリック。
「印刷」ウィンドウが表示されるので，「OK」をクリックすると印刷が始まる。
※ データが埋め込まれているWordフォーマットのファイルは，名前を変えて保存しておくとよい。
※ ExcelのデータとWordのファイルは常にペアにしておくとよい。どちらかの保存先を変えてしまうと，もう一度印刷しようとWordファイルを開いた時に元データが見つからずにエラーとなってしまう。
Wordのフォーマットは閉じてある状態で，Excelのデータを開く。
「この文書を開くと，次のSQLコマンドが実行されます」というウィンドウが表示されるが，「はい」をクリック。
Excelのデータで追加した分，印刷用ファイルにも追加されている。
※ データの修正，削除はExcelのデータから行う。
※ Wordの印刷用ファイルから修正しても，Excelのデータには反映されない。
※ Wordの印刷用ファイルを開いた状態では，Excelのデータを開くことはできない。